Olá Geekers amados!
Hoje gostaria de falar um pouco do que é formatar, promover e organizar um evento Geek.
Logicamente temos pontos essenciais que são iguais a todo tipo de evento, mas o evento geek, demanda algumas (muitas) peculiaridades que são só deles.
Desafios, e fase, como um belo videogame, onde sempre vai ter “aquela fase” do chefão, que você vai ter que derrotar para poder sobreviver.
Faço uma colocação que sempre há em todo tipo de mercado, os “aventureiros”, “paraquedistas”, ou pessoas de má índole mesmo. Mas nesse caso aqui na coluna, falo de eventos organizados por promotores e organizadores idôneos.
Vamos falar um pouco sobre:
O universo dos eventos geek: alegria, inclusão e desafios nos bastidores
O universo geek está em plena expansão, e os eventos que celebram essa cultura ganham cada vez mais destaque ao redor do mundo. Seja por meio de feiras, convenções, shows ou competições, esses encontros têm se tornado verdadeiros espaços de inclusão, onde fãs de todas as idades se reúnem para celebrar o que amam. No entanto, por trás de toda a alegria e entusiasmo, há um trabalho árduo para garantir que esses eventos sejam acessíveis, bem organizados e, acima de tudo, memoráveis para o público.
A alegria e inclusão no mundo geek
Quando falamos de eventos geek, um dos principais pilares é a inclusão. É incrível como essas convenções reúnem pessoas com diferentes perfis, mas com paixões em comum. Seja no amor por animes, quadrinhos, games ou séries de TV, o espírito de camaradagem se faz presente, proporcionando um ambiente onde todos se sentem parte de algo maior.
Esses eventos oferecem aos participantes uma oportunidade única de se expressar, seja vestindo-se como seus personagens favoritos ou apenas compartilhando experiências com outras pessoas. Os concursos de cosplay, como os que promovemos no Geek Pop Fest, são um exemplo claro de inclusão. Ali, todos têm voz, desde o cosplayer iniciante, os kids e até os veteranos. O mesmo ocorre com os campeonatos de Kpop, que trazem a energia da música coreana e unem gerações em torno de uma cultura que transcende fronteiras.
O desafio de escolher as atrações certas
Parte do sucesso de qualquer evento geek está em escolher atrações que realmente falem com o público. E isso é uma tarefa complexa. Um evento bem-sucedido precisa ser dinâmico, contemplando diferentes gostos e oferecendo algo para todos.
No Geek Pop Fest, por exemplo, incluímos bandas que tocam temas de animes e séries, além de uma área dedicada aos games e ao cosplay. Pensar nessas atrações demanda um conhecimento profundo do público-alvo. Afinal, o objetivo é garantir que ninguém fique de fora e que todos possam vivenciar uma experiência única, seja participando de um concurso de Kpop, tirando fotos com cosplayers ou duelando em arenas de videogame. Sem falar na escolha dos expositores estandistas, que fazem parte importantíssima do evento, trazendo novidades e produtos que são consumidos pela comunidade geek, e a preços especiais.
Organização de campeonatos de kpop e cosplay
Organizar campeonatos, especialmente de Kpop e cosplay, exige um planejamento detalhado. No caso do Kpop, além de montar o palco adequado, é necessário garantir que o som esteja impecável, que haja juízes qualificados e que os competidores tenham espaço para ensaiar e se preparar.
Já nos concursos de cosplay, é fundamental garantir que os participantes se sintam à vontade, desde o momento da inscrição até o desfile no palco. Definir uma banca de jurados competente, criar categorias para contemplar diferentes níveis de cosplayers e garantir uma boa premiação são fatores que elevam a qualidade do evento.
Estrutura de alimentação e bons fornecedores
Um evento de sucesso não vive só de atrações culturais; a experiência completa inclui uma boa estrutura de alimentação. A escolha dos fornecedores de comida deve ser cuidadosa para garantir variedade e qualidade. Em eventos como o Geek Pop Fest, oferecer opções para todos os gostos – de food trucks a bancas de doces temáticos – torna a experiência ainda mais divertida.
Além disso, é importante cuidar para que a alimentação seja acessível, tanto em termos de preço quanto de localização no evento, para que o público não precise sair do local em busca de opções. Uma boa área de alimentação também cria oportunidades de parceria com fornecedores locais, fortalecendo a economia da região.
Atendimento aos expositores: uma relação de confiança
Os expositores são uma peça-chave em eventos geek. São eles que trazem ao público produtos e experiências que dificilmente seriam encontrados fora desses espaços. E, para garantir que esses expositores voltem a cada edição, é essencial oferecer um atendimento de qualidade.
No Geek Pop Fest, por exemplo, nos preocupamos em fornecer todo o suporte necessário aos expositores, desde a montagem dos estandes até a logística de entrada e saída de produtos. Esse suporte vai além de fornecer mesas e cadeiras; trata-se de construir uma relação de confiança, onde os expositores sabem que podem contar com a organização para resolver problemas e garantir que tudo corra bem.
Segurança contratada e bem estabelecida
A segurança em eventos de grande porte é um tópico de extrema importância. Contratar uma equipe qualificada é essencial para garantir a tranquilidade tanto do público quanto dos expositores e artistas.
Nos bastidores do Geek Pop Fest, sempre nos certificamos de que a segurança esteja presente em pontos estratégicos, pronta para lidar com qualquer eventualidade. Além disso, a contratação de profissionais experientes garante que as normas de segurança sejam cumpridas, desde a entrada até o controle do fluxo de pessoas nas áreas mais movimentadas do evento.
Peça importante e primordial também, é a presença de um Bombeiro civil para atendimentos de emergência, profissional obrigatório em eventos desse porte.
Staff para atendimento ao público: um elo vital
O staff de um evento é o elo entre a organização e o público. E garantir que esse time esteja bem treinado e motivado faz toda a diferença. Desde o controle de filas até o suporte nas áreas de alimentação e exposições, o staff é o rosto do evento.
Por isso, investir em treinamento para que a equipe saiba lidar com diferentes situações, como orientar o público ou solucionar problemas, é crucial. Um bom atendimento ao público não só melhora a experiência dos participantes, como também ajuda a criar uma boa reputação para o evento, incentivando o retorno nas próximas edições.
Os bastidores da produção de um evento geek
Nos bastidores, há uma série de fatores que influenciam o sucesso de um evento geek. Encontrar o local ideal, negociar com fornecedores, coordenar equipes e lidar com imprevistos são apenas algumas das tarefas que fazem parte do cotidiano dos organizadores.
A escolha do local, por exemplo, deve considerar fatores como acessibilidade, capacidade de público e infraestrutura para abrigar as atrações e áreas de alimentação. Cada detalhe importa, desde a disposição das mesas dos expositores até a criação de áreas de descanso para o público. Além disso, lidar com o orçamento de forma eficiente é um dos grandes desafios. Ao mesmo tempo que se busca oferecer uma experiência de alta qualidade, é preciso garantir que os custos fiquem dentro do planejado. Parcerias com patrocinadores, como a que fizemos com a Secretaria da Cuktura, Meraki e Hotel Cristal no Geek Pop Fest, são fundamentais para viabilizar o evento e garantir que ele continue crescendo.
Conclusão
Organizar um evento geek é uma tarefa desafiadora, mas também incrivelmente gratificante. A alegria estampada nos rostos dos participantes, a inclusão proporcionada a pessoas de diferentes origens e o sucesso das atrações são as maiores recompensas para os organizadores.
No entanto, por trás de toda essa magia, há muito trabalho e dedicação. Desde a escolha das atrações até a estrutura de alimentação, passando pelo atendimento aos expositores e a segurança, cada detalhe é pensado para garantir que o evento seja inesquecível. É esse empenho que faz com que a cultura geek continue crescendo e conquistando cada vez mais corações.
Obrigado a todos que estão sempre lendo essa coluna.
KeepFun!
KeepGeeking!!
KeepRocking!!!!!
Gostou? Comentários, dicas e qualquer coisa que queira falar, mande para geekpopfest@gmail.com
Por Celso Marcondes Filho / Fotos: Divulgação
