Hello, hello, hello….só o pó, só o pó, só o pó….rsrsrs
Ainda no pós evento, que dura pelo menos 1 semana a 10 dias, após um evento desse porte que foi o GEEK POP FEST GO 2023, vamos falar sobre promoção e organização de eventos geek, e principalmente sobre o nosso, acontecido nesse domingo passado dia 22.
Um fechamento de um evento, demanda tempo e dedicação de toda a equipe envolvida na “organização” do mesmo. Tanto quanto na “pré-produção” e na “execução.
Um evento comercial e dirigido como o GEEK POP FEST, ou qualquer evento que demande uma produção mais complexa, tem no mínimo 3 fases distintas: pré-evento, evento, pós-evento.
No “pré-evento”, você já passou pela fase de “concepção” do mesmo, ou seja, escolha da data, escolha do mercado, tema, local, público visitante, público expositor, local, etc., e já começa a iniciar sua planilha para formatar todo o “ataque” aos seus possíveis patrocinadores, expositores, parceiros. Escolher fornecedores, resolver atrações, agendar serviços, fazer plantas técnicas, staff, vendas de espaços publicitários, venda dos stands para possíveis expositores do evento, papelada burocrática como a documentação do lugar aonde vai ser feito o evento, alvarás de funcionamento do local, AVCB (que é o documento de averiguação do local pelo Corpo de Bombeiros), vigilância sanitária. Toda a documentação da empresa promotora do evento. Tudo isso para dar entrada na prefeitura local, para emissão do “Alvará de Funcionamento” do próprio evento. Informar se vai ser gratuito ou se vai haver venda de ingressos (quando a prefeitura faz uma taxação maior de ISS), valores, quantidade estimada, etc.
Vale a pena ressaltar a diferença entre “PROMOTOR” e “ORGANIZADOR” de um evento.
O PROMOTOR do evento é a pessoa ou empresa que é “dona” do evento. Que tem a marca do mesmo, que está à frente da concepção e de toda a formatação da ideia do mesmo. Quem está “pagando” ou contratando alguma empresa ou pessoa para “organizar todo o evento, ou seja, o “ORGANIZADOR” que irá fazer todos os 3 processos descritos acima, sendo remunerado de alguma forma para isso.
Nem sempre o ORGANIZADOR, é o PROMOTOR.
No caso do GEEK POP FEST, sim. As empresas envolvidas são a DROPS DE EVENTOS e a CRIATORE ESTÚDIO, nas pessoas de Celso Marcondes (esse colunista que vos escreve), e Clewerson Saremba respectivamente. Somos tanto promotores quanto organizadores.
Durante o evento, é importante que todo o “corpo” do evento, funcione adequadamente, dentro das exigências que ele demanda. O checklist para inauguração, é vasto, longo e complexo. Tem que se pensar em tudo, mas tudo mesmo, até em coisas ou situações esdrúxulas que talvez você escute: “Ah, isso nunca vai acontecer”.
Para o sucesso de um evento, além da divulgação ter que ser boa e dirigida ao público que se quer atingir, a diminuição do “fator risco” tem que ser em todas as áreas do evento. Todos têm que estar em sintonia total, pois tudo depende da equipe que está nos bastidores de um evento.
Para tudo isso, tem que existir um “maestro”, que esteja na liderança das decisões, que sempre tem que ser rápidas e precisas para não atrapalhar o “andamento” de um evento.
Depois de todo o evento ter acontecido, existe o nada menos importante “PÓS EVENTO”, que é o “rescaldo” o “passa régua”, para saber se o resultado foi positivo ou negativo, ponderar as situações ocorridas, levantar possíveis falhas, coisas a serem melhoradas para uma próxima edição, enfim, um levantamento completo sobre tudo o que aconteceu no evento.
No mercado GEEK, os eventos ressurgiram com uma força inexplicável em 2023. Um mercado consumidor e gigante, que movimenta bilhões durante todo o ano.
Esse hiato que tivemos forçosamente por causa da pandemia, parece que deixou muito adormecida a cultura geek pop, e trouxe novamente tudo com muita força. Desde cinema, TV, HQs, animes, mangás, games e eventos.
Uma cultura consumidora que está inclusive saltando aos olhos de muitas empresas que estão incluindo em seu “marketing mix”, a participação, ou patrocínio em eventos desse tipo. Empresas que visualizam uma ótima divulgação e um perfeito “atrelamento” de suas marcas a eventos como esse, destinando assim, uma porcentagem de seus “budgets” (verbas) de marketing, para essas ações.
No GEEK POP FEST, tivemos um “grato” feedback positivo sobre o evento, tanto de visitantes quanto de estandistas. Digo “grato”, pois para ORGANIZADORES e PROMOTORES como nós, a felicidade do público, a prosperidade dos expositores e fornecedores envolvidos, para nós, é mais importante do que o retorno financeiro esperado no final de tanto trabalho envolvido.
Logicamente esperamos sempre que um evento, supra nossas expectativas quanto a esse “retorno” financeiro, sendo que também dependemos desses aportes de cada trabalho efetuados e entregue. Diferente de um evento onde somos “contratados” como somente ORGANIZADORES, e o valor para remuneração já é aprovado com antecedência, independente do resultado do evento.
Ficamos felizes em poder enriquecer nossa cidade com um evento que traz divisas e pessoas que movimentam o comércio de produtos e serviços local, e que leva o nome de nossa cidade a muitas partes, onde não chegaria, com outros eventos locais.
Foi e sempre é, um momento de confraternização, alegria, inclusão, troca de experiências, onde o mais importante é se divertir.
Nosso porão Pennywise foi novamente um marco no evento. Um porão onde as pessoas tinham que entrar, todo escuro, com câmeras infravermelho, e tentar escapar do temido palhaço do filme “IT a Coisa”.
Inclusão como a participação de cadeirantes na luta de Esgrima Medieval, exposta e demonstrada pela Alcateia de Prata, aqui de Rio Claro. Dançarinos de KPop surdos, Crianças TEA, tudo isso com o palco capitaneado pela maravilhosa Ayu, uma apresentadora especial, que se tornou parceira do evento nessa edição de 2023. Uma pessoa maravilhosa e conceituada no meio Cosplay, Geek, Kpop, e que trouxe toda sua alegria para o evento.
A vinda do dublador Caio Freire, também uma pessoa maravilhosa e parceira, que se dispôs a vir e conversar com todo o público de uma maneira muito simpática e explicativa sobre esse mundo da dublagem. Além de pessoas como Victor Alex do canal Valeo Play, que foi também entrevistador.
Enfim, uma “viagem maravilhosa” que nos leva a muitos mundos divertidos e acessíveis a pessoas dos 8 aos 80 anos.
Um pouco do que foi, você encontra no nosso perfil do Instagram “geekpopfest”, e alguns momentos, aqui na coluna.
Muito obrigado a todos os envolvidos e parceiros que “abraçam” conosco essa “causa”.
Viva essa experiência!
Gostou?
Comentários, dicas e qualquer coisa que queira falar, mande para geekpopfest@gmail.com
VAI ROLAR:
27, 28 e 29 outubro – ITASHA FRIENDS Osasco – @itashabrasileventos
29 de outubro – ANIME GUARULHOS FESTIVAL – @animeguarulhosfestival
28 de outubro – SUPER GEEK XP – Araraquara – @scxpgameexperience
Por: Celso Marcondes Filho / Fotos: Divulgação
