O Diário do Rio Claro dá sequência à série de entrevistas com os secretários municipais. Nesta edição, a superintendente do Arquivo Público e Histórico do Município de Rio Claro, Monica Frandi Ferreira, que esteve visitando as dependências do Diário e falou sobre a atuação frente à Autarquia nesses primeiros seis meses de administração.
Dando seguimento ao trabalho, já que ocupava a função nos anos anteriores, Monica foi escolhida pelo Prefeito Gustavo Perissinotto, respeitando a indicação do Conselho do Arquivo e o apoio de entidades da área. Sobre o trabalho, diz que essa continuidade está sendo importante, pois tem possibilitado o aperfeiçoamento da função principal do Arquivo, que é atender ao poder público municipal e a comunidade em geral na guarda, no tratamento técnico e no acesso às informações contidas nos documentos produzidos nas rotinas administrativas do nosso município.
“Em nossa primeira gestão fizemos as adaptações nos prédios ocupados pelo Arquivo, visando a conservação preventiva dos documentos. Ouvimos os servidores, os técnicos do Arquivo do Estado de São Paulo e o representante do Corpo de Bombeiros e fizemos as adequações no espaço de guarda, no mobiliário e no acondicionamento dos documentos”, esclareceu Monica, lembrando que os documentos devem receber tratamento técnico para garantir a preservação da informação ao longo do tempo, para que eles cumpram todas as funções para os quais foram gerados. No início desta gestão, o foco vem sendo auxiliar as demais secretarias nos cuidados com os documentos. “O prefeito Gustavo tem liderança, valoriza o secretariado e os servidores e incentiva o trabalho colaborativo. Além da orientação técnica para todas as secretarias em relação à definição de prazos de guarda dos documentos, iniciamos a instrução do pessoal administrativo da Secretaria da Educação, visando a conservação dos documentos produzidos nas escolas”, destaca.
Para facilitar a compreensão e a aplicação das ferramentas técnicas pelos servidores em Rio Claro, a equipe do Arquivo elaborou um Manual com orientações que está disponibilizado no site oficial da Autarquia. Este material foi apresentado ao Arquivo Nacional e está sendo distribuído para outras instituições que procuram o Arquivo de Rio Claro como referência. “Optamos pelo formato de manual porque esse é um assunto técnico que o arquivista domina, mas que pode ser de difícil compreensão para quem está lidando diariamente com o documento”, disse Monica.
A superintendente explica que todas as secretarias possuem um arquivo corrente e que, quando os documentos deixam de ser consultados com frequência, eles podem ser recolhidos ao arquivo intermediário para aguardarem sua destinação, que seria a eliminação ou a guarda permanente. E neste sentido, Monica destaca que o Arquivo é uma instituição de gestão da informação, antes de ser uma instituição de guarda da história e da memória da nossa cidade. Segundo Monica, apenas nos primeiros seis meses deste ano foram feitos cerca de 2 mil atendimentos para a Prefeitura, sendo que um quarto deles está relacionado aos documentos de arquitetura que foram produzidos para atender a uma solicitação da Divisão de Obras Particulares. Esse acervo pode ser conhecido na exposição que o Arquivo organizou no Museu Histórico e Pedagógico, numa parceria com a Secretaria de Cultura, num trabalho de difusão do patrimônio documental da nossa cidade.
REFERÊNCIA
Pelos trabalhos realizados pela equipe, o Arquivo de Rio Claro tem se afirmado como referência nacional. Tanto que Monica faz parte do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), para o qual foi escolhida a partir de seleção pública. São duas cadeiras para os arquivos municipais brasileiros e Rio Claro ocupa uma delas. Monica também integra a equipe do planejamento estratégico do CONARQ, para a qual ela tem levado as demandas dos municípios. “Isso consolida Rio Claro como uma referência nacional”, observou Monica.
Nesse sentido, o APH vem auxiliando no desenvolvimento de boas práticas, inspirando outros municípios. “Precisávamos de uma mapoteca de custo elevado. Fizemos um projeto, um serralheiro da cidade fez o móvel, publicamos nas redes sociais e já tivemos contato de outros arquivos que desejam reproduzir essa experiência exitosa e de baixo custo. O mesmo aconteceu com o nosso processo de tomada digital das imagens, onde nossa solução para disponibilizar os documentos de arquitetura tem sido referência para outros municípios.”
As boas práticas também são disseminadas pelo trabalho de gestão documental. “Neste ano atendemos a Prefeitura do Rio de Janeiro que queria informações sobre o trabalho de elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos que fizemos para a Secretaria do Meio Ambiente. É também uma forma de divulgar boas práticas, ajudando outros arquivos”. Nosso desafio é a implantação da transformação digital em nosso município, trabalho integrado entre diversas secretarias e que já está sendo elaborado sob a coordenação da Secretaria de Governo.
EDUCAÇÃO
Dentro das ações de extroversão do acervo, além das inúmeras publicações nas redes sociais da Autarquia, vários projetos devem ser colocados em prática até o fim do ano, como é o caso do Projeto ArqAventuras. Desenvolvido com o apoio da Secretaria de Educação e do Centro de Reabilitação Infantil Princesa Victória, o material pedagógico aguarda patrocínio para se tornar realidade. “É uma mochila com jogos didáticos, que será distribuída para todas as escolas de Ensino Fundamental do nosso Município. O material foi desenvolvido com documentos do acervo e trata de assuntos relacionados à história de Rio Claro e à memória do nosso povo. Os jogos foram elaborados pela equipe do Arquivo, ouvindo professores e coordenadores e parte deles foi aplicado nas crianças que vinham conhecer o Arquivo antes da pandemia. O material foi produzido com linguagem e assuntos adequados à idade, adaptado para crianças com diversos tipos de necessidades especiais, incentivando a inclusão no ambiente escolar. Trata de diversos conteúdos relacionados aos parâmetros curriculares, como português matemática, história, geografia, ciências e artes. Monica destaca que essa projeto também atende a um pedido do Prefeito Gustavo para os festejos dos 200 anos de Rio Claro, sendo que até lá já teríamos ajudado na formação de uma geração de crianças que saberão e nos auxiliarão a definir o que vamos comemorar.”
Para o trabalho com o material pedagógico foi pensado também na capacitação dos professores. “Muitos professores não conhecem a história da nossa cidade e por isso produzimos quatro vídeos pelo Portal Memória Viva para contar essa história.” E para completar esse material, a equipe do Arquivo inspirou-se no trabalho da Pinacoteca do Estado de São Paulo quando criou um mascote para o projeto, o Oscarzinho, inspirado no patrono do APH [Oscar de Arruda Penteado].”
Outra ação que vem colaborando para a divulgação do acervo do arquivo é o portal Memória Viva, que estava disponível em uma plataforma de menor visibilidade. “Agora migramos para o Youtube o que nos trouxe maior facilidade de acesso, aumentando as visualizações e a difusão do acervo. Também estamos editando as gravações que estavam em material bruto, editando vídeos mais curtos e adequados às demandas que temos identificado nas consultas, ampliar o acesso ao público.”
Por Vivian Guilherme / Foto: Diário do Rio Claro
